Admaiora
 

ISTRUZIONI INCARICO

NOLEGGIO AUTO

 

Specifiche del Servizio

Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora

Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;

Mansioni

Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:

  • Svolgimento pratiche consegna e ritiro alla villa

  • Dimostrazione sull’uso dei mezzi e controllo che tutto sia come ordinato

  • Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo

  • Fornitura quanto necessario in numero adeguato, da navigatori a seggioloni in numero sufficiente per il numero di bambini sotto i 9 anni indicati nell’ordine

Coordinamento

Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento

Pagamenti

  • I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.

  • Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA

 
 
 

ISTRUZIONI

INCARICO BICICLETTE

 

Specifiche del Servizio

Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora

Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;

Mansioni

Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:

  • Svolgimento pratiche consegna e ritiro alla villa dei mezzi

  • Dimostrazione sull’uso dei mezzi e controllo che tutto sia come ordinato

  • Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo

  • Fornitura caschi e quanto necessario in numero adeguato

Coordinamento

Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento

Pagamenti

  • I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.

  • Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA

 
 
 

ISTRUZIONI INCARICO CHEF

 

Redazione dei menù

•Sulla base del menù e sulla base del numero e caratteristiche degli ospiti, si preparano gli ordini di approvvigionamento di base  che contempli  la intera durata di permanenza:

•Invio all’SM☞ entro 14 giorni dalla ricezione dell’ordine, tenendo conto della composizione del gruppo e delle intolleranze/allergie, se indicate

Ordini

Il primo ordine di riferimento si fa per tre giorni e mezzo, il secondo si fa dopo due giorni per coprire fino al sabato di partenza o all’inizio della seconda settimana di permanenza. Idealmente si ordina due volte a settimana, massimo tre per ogni settimana.

 

Tutti gli ordini di cibo e bevande si fanno su questa base:

•Quantità minima possibile cercando di sprecare il meno possibile

•L’unica variabile e data da prodotti non deperibili e per permanenze più lunghe

•Cercando di usare il meno possibile la plastica

 

Il sistema è così organizzato:

•tutti i prodotti non Deperibili si ORDINANO fin da subito

•per la seconda settimana si scelgono anche altri prodotti, così variano.

•SI AGGIUSTA IL TIRO MAN MANO SULLA BASE DEL BUDGET RIMANENTE E DEI GUSTI DELL’OSPITE

COME FARE IL PRIMO ORDINE

Primo ordine SECCO

•Copertura ☞ Dall’arrivo, sabato, fino a lunedì sera (questo ordine è l’unico definitivo)

•AGGIUNGERE roba per pulire la cucina, se necEssario

•Invio all’SM☞ 7 giorni prima del check-in

Primo ordine UMIDO (FRUTTA E VERDURA)

•Copertura ☞ Dall’arrivo, sabato, fino a lunedì sera

•Invio all’SM☞ 7 giorni prima del check-in

Primo ordine bibite (settimanale)

•7 bottiglie di vetro di acqua + 3 di succo per ogni adulto

•4 bottiglie di vetro di acqua + 3 di succo (arancia, mela) a persona per bimbo da 2 a 9 anni.

 Registrazione bolla, verifica quantità e qualità

•Alla consegna della merce, lo chef controlla sulla bolla che

•I pezzi ricevuti corrispondano in numero a quelli ordinati e/o segnalati sulla bolla

•Che le quantità dell'ordine siano stati rispettati, controllando ogni singola voce

•Con la bilancia in dotazione, controllare  che le quantità (peso) e la qualità del prodotto siano congrue

Di conseguenza:

Lo chef si impegna a fare una resa immediata di eccedenze, prodotti non conformi, materiale che non serve più, compilando il foglio di reso e consegnando direttamente al corriere che li ha consegnati.

Fa una contestazione immediata di quel che non è arrivato da riportare per scritto nella bolla.

Terminato il controllo lo chef firma la bolla e la invia all’SM segnalando ogni discrepanza o problemi di qualità, come di quantità, sempre nello stesso giorno in cui ha ricevuto la merce

NOTE

•Lo Chef assegnato al booking è l’unico referente in villa per la gestione e contabilità di tutto il F&B, gli acquisti e le spese del booking

•Il Sous-chef, cameriere o buttler deve sempre supervisionare e coordinare insieme allo chef ogni richiesta di acquisto.

•Dopo la spedizione dei menù e gli ordini complessivi stimati, per prepararli, tutti i singoli ordini effettivi, vengono inviati all’SM per approvazione e spedizione al/i fornitore/i

•Lo chef si impegna a non ordinare quantità che generino sprechi

•Nel caso il fornitore primario manchi di alcuni ingredienti, o in caso di quantità minime di fornitura esagerate; spediamo l'ordine del rimanente ad un fornitore secondario, che nel caso di mancanza di uno o alcuni prodotti, lo chef adegua o cambia menù con altre alternative.

•Quando l’ospite richiede specifici ingredienti (es: bibite varie (vini, coca-cola, etc), oppure ingredienti fuori menù o non in casa questi vanno trascritti e mandati con una email separata all’SM con l’indicazione: extra) e solo dopo approvazione del SM si può procedere con l’acquisto.

•Si va a fare una spesa con la  lista elaborata o controllata dallo chef e si ha l’approvazione dell’SM

•Gli scontrini/bolle/DDT si devono inviare entro la giornata al SM, mentre il cartaceo verrà conservato in una cartellina divisa per booking  e consegnato all’ufficio al check-out

Piccoli acquisti

La lista degli acquisti da effettuare al supermercato, nei casi  in cui le quantità del distributore non siano opportune, o per spese su misura per l’ospite, vanno inviate all’SM prima che sia effettuato l’acquisto, con una attenta verifica di quel che serve.

 
 
 

ISTRUZIONI INCARICO CM

 

PRIMA DELL’ARRIVO DELL’OSPITE

•Avvisare via messaggio (WhatsApp) l’ospite del proprio arrivo e di essere a disposizione in struttura almeno 72 prima del check-in

•Presentarsi presso la location di soggiorno con almeno 1 ora circa di anticipo sull’arrivo dell’ospite, avvisando preventivamente il proprietario della struttura chiedendo i contatti di eventuale personale presente in loco per l’accesso

•Durante la visita della struttura accertarsi dello stato dell’immobile facendo attenzione a rotture evidenti, macchie, malfunzionamenti delle facilities e accessori. In caso di presenza di uno o più di questi elementi compilare la relativa sezione presente nel TIMESHEET, per escludere l’ospite da queste responsabilità

CHECK-IN

Operazioni preliminari

•Leggere e studiare il documento descrittivo della villa (Timesheet)

•Mettersi in contatto con il villa manager per coordinare l’arrivo, ovvero, con gentilezza fare in modo che la casa sia debitamente raffreddata o riscaldata, e pulita.

•Stampare Timesheet far firmare al cliente al termine del check-in; va lasciato in villa a disposizione del team del proprietario

•Adottare un abbigliamento che sia elegante senza essere eccessivamente formale, smart-casual

•Acquisire informazioni, o verificare quelle indicate nel Factsheet, su a quale distanza si trovano i principali ristoranti, bar, supermercati, farmacie e negozi, principali città d’arte, musei e, se è il caso, anche sentieri per il trekking, sorgenti termali ecc.

 

All’arrivo dell’ospite

•Fare trovare il cancello di entrata e le porte delle camere aperti

•Preparare un piccolo rinfresco di benvenuto (acqua aromatizzata con ghiaccio e bevande eventuali in mancanza di altro). Se il proprietario ha preparato un aperitivo di benvenuto, si coglie quel momento per richiedere, agli ospiti, i documenti per la registrazione, portare le valigie in villa e mostrare il timesheet al team leader, chiedendogli di apporre la firma, se ci fosse qualcosa da trascrivere, al termine dell'accoglienza .

•Fare in modo che la piscina e la jacuzzi, laddove disponibili, siano in funzione e riscaldate e l'allarme della villa disattivato. All’arrivo degli ospiti le porte della camere devono essere aperte, le  lampade da comodino accese e la musica classica deve rimanere in gradevole sottofondo.

•All’arrivo del cliente, dopo le dovute presentazioni, aiutare a dislocare i bagagli nelle camere

•Accompagnare il cliente nella visita della casa, prima i locali esterni e in seguito quelli interni

•Si mostra l’ubicazione delle luci, delle facilities e di tutti gli spazi accessibili all’ospite ripetendo le azioni descritte al punto (3)

•Si fa leggere e firmare il documento all’ospite, che deve firmare sia la pagina House Rules e Timesheet sezione check-in

CHECK-OUT

Operazioni preliminari

•Raggiungere la Location almeno un’ora prima dell’effettivo check-out (alle 9, ville normali, alle 8:30, ville molto grandi)

•Controllare lo stato dell’immobile riportando eventuali danni sul Timesheet

In caso di danni

•Sul Timesheet  sono presenti 3 categorie di damages: danni, oggetti mancanti e eventi in corso di verifica.

•DAMAGES/DANNI: sono le rotture evidenti

•MISSING/OGGETTI MANCANTI: eventuali mancanze di oggetti precedentemente presenti nella location

•BEING VERIFIED/IN VERIFICA: sono i danni di cui non è possibile quantificare immediatamente il danno economico. Per esempio: macchie indelebili o guasti che necessitino di un intervento di riparazione futuro.

Congedo

•Si congeda il cliente e, una volta stabilito lo stato finale dell’immobile, gli si fa firmare il Timesheet. Se si rifiuta, viene contattato l’ufficio immediatamente.

 
 
 

ISTRUZIONI TRAVEL PLAN

Regole per l'incarico del Concierge (CM) per la compilazione e ricontrollo del Travel Plan assegnato al Booking. Queste regole vanno seguite scrupolosamente dal CM per una gestione accurata delle prenotazioni e attività per gli ospiti.

 

Analisi e Revisione del Travel Plan (Preliminare)

  • Il CM riceve un draft del travel planning da analizzare, suggerendo attività in base al gruppo come descritto.

  • Il CM verifica la congruità e disponibilità delle attività e l'adeguatezza degli spazi per il numero di partecipanti.

  • Il CM usa primariamente i fornitori indicati nel file "FORNITORI" e vi aggiunge i nuovi fornitori, inserendo ogni dqto ma escludendo i dati bancari (che saranno richiesti separatamente dal SM al momento dell’incarico).

  • Il CM invia il Travel Plan modificato all'SM entro la data indicata nell’incarico e fissa con questi un appuntamento per la revisione tramite Calendly.

Regole Generali

  • Tutti i costi netti, ma inclusivi di IVA (indicarne sempre l’importo) devono essere evidenziati in rosso nel Travel Plan.

  • Le date di cancellazione gratuita e penale, con le indicazioni di percentuale, e le condizioni speciali vanno indicate in rosso.

  • Vanno indicati l’abbigliamento necessario e le limitazioni relative all’accesso all’attività. Se l’attività non lo richiede, ed è adatta a chiunque senza limitazioni, la dicitura non si riporta.

  • I CM che lavorano come Ambassador devono auto-includersi nei calcoli e costi di trasferimenti NCC, pasti, biglietti musei e degustazioni.

Prenotazioni e Preventivi:

  • Dopo l'approvazione del draft, il CM contatta i fornitori via email (con copia a service@admaioragroup.com), iniziando le email con il numero di booking.

  • I prezzi netti (inclusivi di IVA) devono essere indicati in rosso nel Travel Plan.

Specifiche per Servizio:

  • Chef in Villa:

    • Cena di benvenuto il sabato, brunch la domenica e cena di addio con musica il venerdì devono essere inclusi nel Travel Plan, in rosso.

  • Ristoranti:

    • Pre-prenotazione, spesa media a persona (vini esclusi) e seggioloni per bambini sotto 5 anni.

    • Richiesta del link al menù e, per gruppi oltre 10 persone, richiesta del menù obbligatorio o degustazione.

  • Trasferimenti NCC:

    • Il CM contatta le aziende convenzionate, indica i costi (inclusivi di IVA), seggiolini per bambini e tempi di spostamento.

    • Specifica nel Travel Plan il meeting point per ZTL, pick-up e delivery.

  • Biglietti Musei e Guide:

    • Indicare i costi dei biglietti e identificare la guida raccomandata dal museo.

  • Region Ambassador:

    • Il CM promuove la propria presenza come Ambassador nelle escursioni. Il costo deve essere incluso nei trasferimenti, pasti, biglietti museali e degustazioni.

  • Degustazioni e Corsi di Cucina:

    • Chiedere e indicare nel Travel Plan il numero minimo e massimo di partecipanti, in rosso.

    • Se possibile, il CM si propone come esecutore del tasting (vale anche per le sessioni di shopping a tema).

Conferma del Travel Plan

  • Il SM invia il Travel Plan al CM con le attività confermate divenute blue.

  • Il CM conferma per scritto ai fornitori, copiando in CC service@admaioragroup.com, tutte le attività in blu e disdice con gentilezza quelle cancellate e rimaste in rosso

Richiami dei Fornitori

Verifica Prenotazioni (21-14 giorni prima dell'arrivo):

  • Il CM ricontatta tutti i fornitori confermati per verificare che abbiano correttamente inserito le attività nel loro planner.

  • Dopo la verifica di tutti i fornitori, il CM spunta la colonna Z del VTP, Sheet V25.

Compenso

Il valore di ogni Travel Plan è di €60, inclusivi di IVA, bolli, oneri e spettanze

Fatturazione

A seguito della ricezione dell’incarico per TravelPlan, il CM seguirà la regolare fatturazione trimestrale dei propri incarichi:

  • Fattura cumulativa liquidata ad Aprile, per servizi svolti a Gennaio, Febbraio, Marzo, da inviare entro il 30 di Marzo

  • Fattura cumulativa liquidata a Luglio, per servizi svolti a Aprile, Maggio, Giugno da inviare entro il 30 di Giugno

  • Fattura cumulativa liquidata ad Ottobre, per servizi svolti a Luglio, Agosto, Settembre da inviare entro il 30 di Settember

  • Fattura cumulativa liquidata a Gennaio dell’anno successivo, per servizi svolti a Ottobre, Novembre, Dicembre da inviare entro il 30 di Dicembre

 
 
 

ISTRUZIONI INCARICO NCC

 

Specifiche del Servizio

Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora

Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;

Mansioni

Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:

  • Accoglienza dell’ospite e accompagnamento alla macchina

  • Servizio di aiuto nel portare le valigie alla macchina per conto cliente

  • Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo

  • Preparazione di bottigliette di acqua in auto a disposizione dell’ospite

  • Sintonizzazione della radio su Musica Classica, aggiustando il volume sulla sensibilità degli ospiti

  • Fornitura seggioloni in numero adeguato qualora l’Ordine includa bambini

Coordinamento

Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento

Pagamenti

  • I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.

  • Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA

 
 
 

ISTRUZIONI INCARICO SCOOTERS

 

Specifiche del Servizio

Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora

Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;

Mansioni

Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:

  • Svolgimento pratiche consegna e ritiro alla villa

  • Dimostrazione sull’uso dei mezzi e controllo che tutto sia come ordinato

  • Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo

  • Fornitura caschi e quanto necessario in numero adeguato

Coordinamento

Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento

Pagamenti

  • I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.

  • Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA

 
 
 

ISTRUZIONI INCARICO FOTOGRAFO

 

SCOPO DEL SERVIZIO

Il servizio fotografico ha lo scopo di immortalare immagini che mettano in risalto l’immobile ed i suoi ambienti, ne sappiano interpretare l’atmosfera, con l'obiettivo finale di attrarre gli ospiti ad esso affini, aumentando il numero degli affitti anche allungando la stagionalità dell’immobile, qualora il servizio presenti anche una versione autunno-inverno (ad esempio, con caminetti accesi, decorazioni Natalizie e così via). Il circuito cui la villa viene presentata conta migliaia di operatori del lusso, i quali basano la loro scelta di portfolio soprattutto sulla bellezza delle immagini a disposizione, ed a questo proposito approfitto per suggerire al proprietario alcuni accorgimenti da fare prima dell’arrivo del fotografo.

 

RACCOMANDAZIONI

È fondamentale far trovare al fotografo la villa pronta con gli spazi ben puliti ed allestiti. I letti, con lenzuola, copri piumini e copri cuscini ben stirati e preferibilmente di colore chiaro. Il servizio fotografico non si può svolgere con operai o lavori di manutenzione o ristrutturazione; in caso siano pianificati in urgenza, il servizio fotografico va rimandato prontamente. Durante lo svolgimento del servizio fotografico non è appropriato condurre pulizie o manutenzione. È consigliabile che il proprietario o l’estate manager sia presente al momento del servizio fotografico insieme con lo staff di pulizia pronto ad intervenire se necessario.

 ACCORGIMENTI

Ecco alcune accortezze da seguire prima dell’arrivo del fotografo:

§  Rimuovere la maggioranza degli oggetti personali ed oggetti particolari di valore

§  Raddrizzare ed allineare i cuscini di tutte le stanze preferendo la disposizione verticale

§  Sistemare ed eliminare, fili elettrici visibili, attrezzi, coperture in giardino e così via

§  Il viale d'ingresso ed il giardino devono essere puliti e organizzati per fare capire l’atmosfera che si percepisce durante la bella stagione.

§  Patio e verande saranno libere da ingombri e pronte per essere fotografate da ogni angolazione, dove si collocano gli ospiti per letture ed aperitivi esterni, allestire il luogo dove si fa colazione, si pranza e si cena, l’area deputata al barbecue e così via: tutto arredato come per l’arrivo degli ospiti

§  Tutte le camere devono essere preparate per essere fotografate, con letti ben fatti, fiori freschi, coperte morbide ed elementi di arredamento come vasi e libri da tavolo in ordine. I cuscini, sistemati in verticale e su diversi livelli come anche superfici, vetri e specchi lucidi

§  La cucina ed il salotto sono le stanze più importanti, devono evocare familiarità ed eleganza, le superfici devono essere pulite

§  La tavola di cucina può essere allestita con taglieri, pane o pizza, verdure e frutta di stagione, fiori, bicchieri

§  Il salotto deve essere libero da ingombri e pronto per fotografie da ogni angolazione

§  Tutte le luci devono essere accese e le finestre aperte per l’arrivo del fotografo

§  Ogni camera deve essere fotografata ed anche le camere ricreative, stanza cinema, sale gioco e così via

§  Ogni bagno deve essere arredato con la stessa importanza delle altre stanze, con saponi, fiori, asciugamani, per dare un senso di eleganza ed accoglienza

§  La piscina deve essere allestita con cuscini ed asciugamani come anche il solarium se è in una area separata

§  Zona fitness, Spa devono essere allestite ed organizzate, la vasca idromassaggio deve essere messa in funzione